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综合办公室日常工作材料(纸质)归档办法
发布时间:2017-09-01    阅读次数:916次

为了加强综合办公室日常工作材料归档的规范化,便于工作人员具体操作,提高工作效率,特制定本办法。

一、归档范围

凡在工作中形成的、具有查考和保存价值的各种纸质材料。

主要包括:文件、制度、讲话、计划、总结、会议记录、宣传报道、学院各部门等具有保存价值的材料。

二、归档办法

(一)整理

归档整理要遵循材料的形成规律,保持材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

归档材料的整理单位为件,一般每份文件为一件。①文本正本与定稿为一件;②正文与附件为一件;③原件与复制件为一件;④转发件与被转发件为一件;⑤报表、名册、图书等一册(本)为一件;⑥来文(通知、实施方案等)与复文(报告、回函、批复等)为一件; ⑦一次会议(活动)材料为一件。

(二)分类

归档材料按年度和内容进行分类。

1.分年度

归档材料一般以年度划分,时间以材料的落款日期为准。

跨年度归档材料按以下办法处理:①跨年度的请示和批复归入批复年,没有批复的归入请示年;②跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度;③跨年度的报告、总结,归入文件内容针对的最后一个年度;④跨年度的会议文件归入会议开幕年;⑤跨年度的系列性活动把成套的材料归入结束年。

2.分内容

按工作内容进行分类归档。卷内涉及多个工作事项,一事项为一件,分件整理。

(三)排列

归档材料一般按时间顺序排列。

单一材料按时间顺序和工作流程排列。如会议材料按会议通知、参会名单、议程、主持词、开(闭)幕词、讲话、简报、记录、总结等顺序排列。

(四)装订

归档材料按件装订。材料装订时应以左、下侧对齐,在左侧装订。装订位置为距书芯上下各l4处,允许误差±4mm,平订钉锯与书脊间的距离为13mm15mm,无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固,不掉页。较厚的文件采用装订机或燕尾夹装订,不得使用回形针和大头针。

(五)编目

归档材料目录包括序号、题名、日期、页数、页次和备注项目。

1.序号:按照卷内材料排列的先后顺序,一件材料编一个顺序号。

2.题名:即标题,一般照实抄录。没有标题、标题不规范或标题不能反映材料内容的,应根据内容重拟标题且外加〔〕号。

3.日期:材料的形成日期,用8位阿拉伯数字标注年月日。例:20020620。材料的形成日期在某一时间段内,则采用时间段的表现形式,例:20146月—7月。

4.页数:每一件归档材料的页数。有图文即为一页。

5.页次:填写每份材料的起止号。

6.备注:用于填写归档文件需要补充说明的情况。

(六)装盒

将目录和归档材料按顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊。

(七)质量要求

1.归档的材料必须齐全、完整,并准确反映各项工作的真实内容和历史过程,必须层次分明,符合其形成规律。

2.已破损的应予以修整,字迹模糊或已褪变的材料应予以复制。

3.归档材料所使用的纸张、书写、装订等应符合档案保护要求。

4.打印的材料必须文字清晰,禁止用圆珠笔、铅笔起草和批改文件,不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等,不能有明显污损。

三、注意事项

1.日常工作过程中注意材料的收集保存,每一事项结束后要在10个工作日内完成材料归档工作。

2.涉及多岗位的工作事项,由主要承办人负责材料归档工作。

3.与其他部门共同完成的工作事项,材料归档工作由分管主任协调,具体承办人负责完成。


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